Il Coordinamento Iniziativa Arance di Natale, attualmente composto da 6 persone, svolge compiti di organizzazione, gestione e controllo ed è il punto di riferimento unico per tutti i gruppi partecipanti.
Ogni club gestisce l'iniziativa nel proprio territorio; in questo ambito, il gruppo è completamente autonomo e può quindi scegliere i modi in cui realizzarla, le quantità e le date che ritiene più opportune.
E' quindi necessario:
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avere un posto coperto da utilizzare quale magazzino, poiché le arance temono molto il gelo; |
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prevedere le quantità di arance e di marmellate occorrenti; |
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decidere la/e data/e, preferibilmente nella settimana che precede Natale, in cui effettuare l’iniziativa; |
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comunicare l’indirizzo per la consegna ed il numero di telefono della persona con cui metterci in contatto per lo scarico; |
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stabilire i modi di vendita (banchetto in piazza, direttamente ai soci, nei luoghi di lavoro, alle aziende, ecc.); |
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organizzare e gestire l’eventuale punto di distribuzione in luogo pubblico. |
Nel preventivare le quantità che si stima di vendere, è opportuno tenere presente che:
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il prodotto non deve essere sprecato, quindi bisogna sempre cercare di “piazzare” nel miglior modo possibile l’intero quantitativo richiesto al Coordinamento; |
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è necessario mantenere l’impegno preso nei confronti dell’eventuale finalità locale scelta e quindi garantire con il proprio incasso la copertura finanziaria delle promesse fatte; |
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è impossibile gestire resi di arance e marmellate non vendute. |
Ogni gruppo può mettere in atto le forme di pubblicità (volantini, giornali, radio, televisioni, ecc.) che giudica più appropriate, associando ovviamente il proprio nome a quello dell’iniziativa.
Il Coordinamento provvede a far consegnare direttamente ad ogni gruppo le arance (in cassette da 15 kg. circa poste su bancale da 7,5 quintali complessivi) e le marmellate (in scatole da 24 barattoli). E’ consigliabile avere a disposizione un carrello elevatore per facilitare lo scarico.
Ricordiamo che tutti i trasporti ci vengono fatti a titolo pressoché gratuito, quindi è necessaria la massima disponibilità e collaborazione anche se sarà chiesto di scaricare il camion in orari particolari.
Le arance possono essere vendute in:
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borse da 4 kg. a 6,00 euro ciascuna; |
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cassette da 15 kg. a 15,00 euro l’una. |
Le marmellate vengono vendute a 3,00 euro il barattolo.
Le ricevute che dovranno essere rilasciate sono intestate all'Associazione per la Pace, O.N.L.U.S. dalla quale è gestita l'iniziativa dal punto di vista fiscale poiché, in quanto tale, gode di agevolazioni.
Lo scopo dell’iniziativa è benefico e il “prezzo consigliato” a cui proponiamo arance e marmellate è una base di partenza minima per essere certi di poter rendere concreti i nostri obiettivi. Quindi eventuali offerte libere sono ovviamente gradite.
Il Coordinamento invierà a ciascun gruppo:
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sacchetti; |
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volantini da distribuire; |
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poster pubblicitari; |
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blocchetti da 50 ricevute in duplice copia; |
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scheda incassi per la rendicontazione di vendite e incassi. |
Per quanto riguarda i sacchetti è necessario comunicarci il fabbisogno, soprattutto nel caso in cui il gruppo può prevedere di distribuire quantitativi consistenti direttamente in cassetta.
Se dovesse essere necessario chiedere autorizzazioni al Comune o quant'altro di simile, è opportuno che le domande siano inoltrate direttamente dal Coordinamento in nome dell'Associazione per la Pace che, essendo appunto una O.N.L.U.S., non è soggetta al pagamento di tasse quali occupazione di suolo pubblico, ecc.
Non dovrebbero esserci spese rilevanti a carico del singolo gruppo. Se in ogni modo questo vorrà essere rifuso per le piccole spese, è indispensabile siano prodotte le relative pezze giustificative, pena l’impossibilità di procedere a tale rimborso.
Il 50% del ricavato netto di tutti i gruppi sarà suddiviso tra le finalità comuni scelte dal Coordinamento Iniziativa. Il residuo 50%, al netto di eventuali spese, potrà essere destinato dal singolo club alle finalità comuni o devoluto a finalità individuate localmente dal gruppo stesso.
Nella scelta della finalità locale si tenga presente che:
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va individuata nell’ambito sociale, dove non esistono finanziamenti pubblici o simili; |
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non facciamo elargizioni di denaro, ma acquistiamo e consegniamo beni a situazioni di fondata e comprovata necessità, scelte per conoscenza personale e diretta per essere assolutamente certi che esistono effettivi stati di bisogno; |
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le realtà aiutate devono poter essere raggiungibili con i nostri camper che consegnano gli aiuti direttamente agli interessati; |
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è preferibile individuare una finalità vicina all’ambito di chi opera e, soprattutto, di chi acquista le arance e le marmellate; |
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la comunicazione della finalità scelta dovrà essere accompagnata da una relazione che la descriva e ne specifichi le necessità, per essere sottoposta alla necessaria approvazione del Coordinamento. In mancanza di tale comunicazione il ricavato sarà interamente destinato alle finalità comuni. |